Como usar as Ferramentas do Google na sua empresa e as vantagens do G Suite

Foto: Serviço G Suite

A escolha que fará o seu negócio recorrente alavancar

Pense na seguinte possibilidade:
Você é um fotógrafo de casamentos que recebe a ligação de um cliente que te contratou em 2004. Quinze anos se passaram, e ele perdeu todas as fotos do casamento em uma recente mudança. Pelo telefone, ele diz que está disposto a te pagar novamente um bom dinheiro por essas fotos.

Já pensou se fosse com você?
Você teria o nível de organização exigido para manter armazenado um trabalho feito há 15 anos?
Ou perderia a chance de fazer um bom dinheiro com o simples esforço de apenas enviar alguns arquivos?

Enquanto pensa na resposta, entenda o seguinte: praticamente qualquer serviço gratuito do Google está presente também em sua versão G Suite, principalmente a capacidade de armazenamento que o Drive oferece. O que isso significa? Entre outras coisas, que ele pode facilitar a vida de empresas e profissionais liberais que procuram por uma estrutura de armazenamento e comunicação em nuvens.

Quer um exemplo? Com o upload de um vídeo no Google Drive, você pode visualizá-lo em uma plataforma muito parecida com a do Vimeo e incorporá-lo a um site de maneira facilitada, utilizando apenas seu link de URL.

Ainda falando em Drive, é possível organizar todo o material utilizado ou criado por uma equipe, colocando-o em pastas compartilhadas nativamente através de toda a equipe. Entenda, não se trata do compartilhamento tradicional do Google Drive, mas pastas nas quais as configurações já foram definidas por você para que as pessoas possam ver ou editar seu conteúdo. Essa configuração precisa ser feita apenas uma vez, e ela passa a ter essa configuração, bem diferente do compartilhamento tradicional do Google Drive gratuito, apesar de que isso pode ser feito também. Em termos de construção de websites, é possível construir o site da sua empresa usando o Google G Suite de forma simples, arrastando pastas e colocando o conteúdo que já se encontra no Drive.

Para muitos, usar o G Suite é válido para poder ter seu próprio domínio, ou a possibilidade de editar e controlar o conteúdo em pastas já compartilhadas.

Mas, se os aplicativos do Google estão disponíveis de forma gratuita, qual a vantagem em assinar esse serviço? O G Suite funciona com a estrutura do Google, mas com benefícios que estarão disponíveis a você, uma vez que está pagando por ele. Sem interferências, propagandas, uma série de vantagens de armazenamento, define e restringe materiais que serão visualizados pela equipe e possui várias outras funções importantes para a administração e organização de seu negócio. Caso você esteja pensando em utilizar o G Suite para auxiliar na administração de sua empresa, isso significa também que você deve investir um tempo em seu painel de administração para entender melhor esta ferramenta. Não é nada tão complicado assim, já que o Google sempre procura desenvolver aplicativos que sejam bem intuitivos e simples de utilizar. Você vai encontrar muitas telas de ajuda ao longo do caminho e deve lidar com a administração pelo menos uma vez para ajustar todas as permissões.

Ele é feito para todos? Eu diria que não. Como o pacote de apps oferecidos gratuitamente pelo Google é bastante amplo e generoso em capacidade (a versão free do Drive é capaz de armazenar até 15 GB em nuvens), o Suite acaba sendo mais voltado apenas para aqueles que realmente necessitam de algo superior.

E quanto custa?
Sua versão mais barata, a Basic, atualmente custa R$27 ao mês por usuário e dá direito a videoconferências, chamadas de voz, mensagens seguras entre equipes, agendas compartilhadas, controles de segurança e administração, suporte por telefone, online ou por email 24 horas por dia, 7 dias por semana, e 30GB de hospedagem no Google Drive.

Já a versão Business, pensada para o uso corporativo, atualmente custa R$54 por mês, mas apresenta uma grande vantagem: possui capacidade ILIMITADA de armazenamento. Caso o número de usuários seja maior que cinco, sua capacidade cai para 1 Terabyte.

Também com hospedagem ilimitada para um usuário, a Enterprise é a versão do G Suite que oferece os diferenciais de Cloud Identity Premium, por isso custa atualmente R$112.

Com todo esse gigantesco recurso à sua disposição, você pode muito bem subir vídeos, documentos, textos e fotos à vontade. Pode inclusive ter certeza de que, mesmo após quinze anos, suas fotografias estarão prontas para serem enviadas a algum cliente, caso sejam perdidas em uma mudança e ele esteja disposto a pagar novamente por elas.

Ou pode também armazenar as fotos do seu casamento para não correr o risco de perdê-las em uma mudança, após quinze anos, e ter de desembolsar um dinheiro para isso.

Com Google Suite e sua capacidade ilimitada de armazenamento, você tem uma forma melhor de trabalhar.

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Existem desvantagens?
Sim. Como o G Suite é uma solução pensada para empresas, você pode observar uma defasagem entre os mais recentes lançamentos do Google e o que chega até o G Suite. A maioria dos serviços que não apresentam relação com empresas demora um pouco a chegar até o pacote. Você também precisa estar familiarizado com tecnologia de maneira geral e com os recursos oferecidos pelos apps do Google para extrair o máximo de recursos que o G Suite oferece. Fique tranquilo, pois não é nada tão complicado assim. Já tivemos clientes leigos em informática que aprenderam bem as funções e hoje usam tudo tranquilamente. Além disso, é claro, vale muito a pena ter uma internet boa para te ajudar tanto a subir os arquivos quanto a baixar ou acessá-los, uma vez que estarão com seu upload feito em nuvem.

Mas, como você pode observar, nem mesmo esses pontos mudam o fato de que G Suite é atualmente a melhor e mais bem organizada forma que você tem de organizar seu trabalho, seja em equipe ou sozinho.